Comment ouvrir un café : guide complet

Café, coffee shop ou concept hybride : définir son projet

Ambiance feutrée et cafés de spécialité, comptoir animé dès le petit matin ou lieu hybride où l’on vient aussi travailler… Un café peut revêtir bien des visages ! Avant de vous lancer, il est important de définir le concept de votre futur établissement.

Le café traditionnel repose sur une offre de boissons chaudes et froides, à laquelle peuvent s’ajouter des boissons alcoolisées et une petite restauration.

Le coffee shop, lui, accorde généralement une place centrale au café et à ses différentes préparations. Les boissons classiques sont complétées par des “fancy coffees”, des boissons à base de café gourmandes, créatives et travaillées visuellement. L’offre s’accompagne de pâtisseries et de petite restauration, dans un lieu où l’ambiance et l’identité visuelle occupent une place importante.

Mais au-delà de ces modèles bien établis, vous pouvez aussi imaginer un concept hybride original tel qu’un café-pâtisserie, un café-brunch, un café-librairie, un café culturel accueillant des événements et conférences, ou encore, particulièrement tendance ces dernières années, un établissement inspiré de la culture coréenne.

L’essentiel est de construire un positionnement cohérent en vous demandant à qui vous souhaitez vous adresser, à quel moment de la journée et pour quelle expérience. Ces réponses influenceront votre carte, vos horaires d’ouverture, votre décoration, votre emplacement et même le nom du café.

Attention toutefois à ne pas multiplier les idées uniquement pour suivre les tendances. Un concept éprouvé, bien exécuté et adapté à votre clientèle locale, peut être beaucoup plus pertinent qu’un positionnement original mais difficile à comprendre ou à exploiter au quotidien.

Étudier son marché et choisir son emplacement

Vous avez défini votre concept ? Il est temps de vérifier qu’il peut rencontrer sa clientèle. Une étude de marché vous permettra justement d’analyser la demande locale, les habitudes de consommation et les établissements déjà présents dans votre zone de chalandise.

Elle inclut :

• une analyse de votre clientèle cible : étudiants, actifs, touristes, habitants du quartier…
• une analyse de la concurrence : cafés et coffee shops à proximité, leur positionnement, leurs tarifs et leurs horaires d’ouverture
• les moments de fréquentation de la zone : matin, déjeuner, après-midi, soirée
• les habitudes et attentes des consommateurs auxquelles votre concept entend répondre.

Ces informations vous aideront à affiner votre offre, mais aussi à sélectionner le bon emplacement. Un café traditionnel misant sur le passage matinal n’aura pas nécessairement les mêmes besoins qu’un coffee shop où les clients restent plus longtemps.

Choisir un emplacement adapté à son concept

La visibilité et le passage sont des critères importants, mais ils ne suffisent pas à déterminer un bon emplacement. Intéressez-vous aussi à la fréquentation du quartier, en particulier aux horaires d’ouverture de votre futur café, ainsi qu’à son accessibilité, aux commerces voisins et à la présence éventuelle d’une terrasse.

Une zone de bureaux peut par exemple offrir un fort potentiel le matin et au déjeuner, mais sera beaucoup plus calme le week-end. À l’inverse, une zone résidentielle animée peut convenir pour un café de quartier fréquenté tout au long de la semaine.

Prenez également le temps d’étudier les locaux commerciaux disponibles. Surface, réserve, possibilité d’installer une cuisine, extraction éventuelle, accessibilité et travaux à prévoir auront un impact direct sur votre projet.

Construire son business plan et son plan de financement

Une fois votre concept et votre marché étudiés, vous pouvez construire le business plan de votre café. Ce document est très important puisqu’il permet de formaliser votre projet, d’en évaluer la viabilité et de présenter des éléments solides à une banque ou à d’éventuels investisseurs.

Le business plan doit intégrer :

• votre concept et votre positionnement
• les résultats de votre étude de marché
• votre stratégie commerciale
• vos besoins matériels et humains
• votre chiffre d’affaires prévisionnel
• vos charges fixes et variables
• votre plan de financement et vos besoins de trésorerie.

Pour calculer votre chiffre d’affaires prévisionnel, estimez le nombre de clients attendu, le panier moyen, le nombre de jours d’ouverture et les variations de fréquentation selon les périodes. Ces hypothèses doivent être réalistes et cohérentes avec votre emplacement et votre concept.

Côté dépenses, estimez l’ensemble des investissements nécessaires au démarrage : droit au bail ou fonds de commerce le cas échéant, travaux, mobilier, machine à café et autres équipements, stock initial, communication ou encore frais liés à la création de l’entreprise.

Pour financer votre projet, plusieurs solutions existent et peuvent être combinées : apport personnel, prêt bancaire, investisseurs, financement participatif ou certaines aides à la création d’entreprise. Le montage dépendra évidemment de l’ampleur de votre projet et de votre situation.

Choisir son statut juridique et immatriculer son café

Avant l’ouverture, vous devez donner une existence juridique à votre activité. Plusieurs statuts juridiques sont possibles : entreprise individuelle, SARL, SAS…

Le choix du statut approprié dépend de multiples critères, notamment du nombre d’associés, du niveau de responsabilité souhaité, de votre régime social, de vos perspectives de développement et de votre chiffre d’affaires prévisionnel. Il n’existe donc pas un statut systématiquement préférable pour ouvrir un café.

Pour vous aider à faire le bon choix, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert-comptable ou un professionnel du droit. Il vous aidera à comparer les différentes possibilités en fonction de votre projet.

Une fois votre structure choisie, la création d’entreprise et son immatriculation s’effectuent en ligne via le Guichet unique des formalités des entreprises, géré par l’INPI.

Respecter les obligations réglementaires

Ouvrir un café implique de respecter plusieurs réglementations, notamment en matière de normes d’hygiène et de vente d’alcool.

Formation hygiène et méthode HACCP

Première chose indispensable si votre établissement propose de la restauration commerciale : la formation HACCP. Au moins une personne de l’établissement doit avoir suivi cette formation spécifique en matière d’hygiène alimentaire. Vous pouvez toutefois en être dispensé si vous justifiez d’au moins trois ans d’expérience comme gestionnaire ou exploitant dans une entreprise du secteur alimentaire, ou si vous détenez l’un des diplômes ou titres professionnels reconnus par la réglementation, délivré après le 1ᵉʳ janvier 2006.

Cette formation permet de maîtriser les bonnes pratiques relatives à la conservation, à la préparation et au service des aliments et de mettre en application les principes de la méthode HACCP.

Quelle licence pour vendre de l’alcool dans un café ?

Si vous souhaitez servir des boissons alcoolisées, vous devez disposer d’une licence adaptée.

Depuis 2016, la licence II a été supprimée et fusionnée avec la licence III. Aujourd’hui, deux licences sont donc à distinguer :

• la licence III, ou licence restreinte, permet de servir les boissons alcoolisées jusqu’à 18°, comme le vin, la bière et le cidre.
• la licence IV, ou grande licence, permet de servir les alcools de plus de 18°, comme le gin, le rhum, la vodka ou le whisky.

Mais avant d’obtenir votre licence de débit de boissons, vous devez suivre la formation au permis d’exploitation. Elle dure 20 heures, réparties sur 2,5 jours, et le permis obtenu est valable 10 ans. Une formation de mise à jour permet ensuite de le renouveler.

TVA : quels taux appliquer dans un café ?

Une autre particularité à anticiper : plusieurs taux de TVA peuvent coexister dans un même établissement.

Une boisson non alcoolisée destinée à être consommée immédiatement est soumise au taux de 10 %. Certains produits conditionnés permettant une consommation différée peuvent relever du taux de 5,5 %. Les boissons alcoolisées, quant à elles, restent soumises à une TVA de 20 %.

Le taux applicable dépend donc à la fois de la nature du produit, de son conditionnement et de son mode de consommation. N’oubliez pas de paramétrer cela correctement dans votre système de caisse.

Aménager et équiper son café

Une fois votre concept établi, place à son déploiement ! L’aménagement du café doit traduire l’ambiance recherchée, mais aussi permettre aux clients comme aux équipes de circuler facilement.

Commencez par identifier les différentes zones fonctionnelles : entrée et accueil, comptoir, espace de commande et de retrait, salle, éventuelle terrasse, réserves et zones techniques. Leur organisation doit suivre le parcours logique des clients et éviter autant que possible les croisements avec les équipes.

Dans un coffee shop, pensez à organiser le comptoir autour des différentes étapes de préparation : prise de commande, encaissement, préparation par le barista et remise des boissons.

Côté salle, adaptez la disposition des tables aux usages que vous souhaitez encourager. Quelques petites tables facilement modulables conviendront aux clients seuls ou en duo, tandis que des assises plus confortables ou de grandes tables seront parfaites pour un concept où les clients restent davantage sur place.

Veillez dans tous les cas à conserver des cheminements suffisamment fluides pour le service.

Enfin, votre café étant un ERP (établissement recevant du public), les règles d’accessibilité PMR et de sécurité incendie doivent donc être prises en compte dès la conception de l’aménagement.

Les équipements indispensables

La liste précise d’équipements indispensables dépendra évidemment de votre carte. Parmi les principaux équipements pour café, on trouve :

• une machine à café professionnelle
• un moulin à café pour travailler le grain
• un percolateur
• les équipements nécessaires à la conservation et à la préparation de votre offre food
• une machine à glaçons si vous développez une carte importante de boissons froides
• un système de caisse
• un terminal de paiement

Avant d’acheter, dimensionnez chaque équipement selon votre fréquentation prévisionnelle et votre carte. Une machine adaptée à un petit café de quartier ne répondra pas forcément aux besoins d’un coffee shop réalisant une grande partie de son activité autour des boissons chaudes et froides à emporter.

Recruter et former son équipe

La qualité d’un café ne repose pas uniquement sur sa carte. L’accueil, la rapidité du service et la régularité des préparations jouent beaucoup sur l’expérience client.

Selon la taille de votre établissement et votre concept, vous pourrez avoir besoin de recruter des serveurs, du personnel polyvalent ou encore un barista. Ce dernier maîtrise l’extraction, le réglage du moulin, la préparation des différentes boissons, le travail du lait ou encore le latte art. Des compétences indispensables pour un coffee shop !

Même avec une petite équipe, prenez le temps de bien définir des méthodes communes pour la préparation des boissons et des recettes. Standardiser les dosages et les gestes permet de maintenir une qualité constante, quel que soit le membre de l’équipe présent derrière le comptoir.

Pensez toujours à former vos collaborateurs lorsque vous ajoutez une nouvelle boisson ou faites évoluer votre carte.

Faire connaître son café et fidéliser sa clientèle

Avant même l’ouverture, commencez à communiquer pour faire découvrir votre concept et créer une première communauté autour de votre établissement.

Les réseaux sociaux se prêtent bien à l’univers du café : vous pouvez montrer votre lieu, les coulisses de son ouverture, vos boissons signature, vos pâtisseries ou encore le travail de votre barista. Pensez également à soigner votre présence sur Google afin que les clients puissent facilement trouver votre adresse, vos horaires et vos informations pratiques.

Une fois votre café ouvert, l’objectif est de transformer les premières visites en habitudes. Pour cela, vous pouvez mettre en place un programme de fidélité, proposer ponctuellement des offres spéciales et organiser des dégustations.

Votre établissement peut également vivre au-delà du simple service de boissons. Selon votre concept, des ateliers, des expositions, des rencontres ou d’autres événements culturels peuvent contribuer à créer une véritable identité et à fidéliser votre clientèle.

Dans votre communication aussi, veillez à choisir des actions cohérentes avec votre public : un café de quartier, un établissement situé dans une zone de bureaux et un coffee shop destiné à une clientèle jeune n’auront ni les mêmes canaux de communication ni les mêmes leviers de fidélisation de la clientèle.

Bien choisir ses fournisseurs

Café en grain, thé, chocolat, lait, boissons froides, pâtisseries, produits frais ou encore consommables… L’ouverture d’un café implique aussi de gérer de nombreuses références.

Le choix de vos fournisseurs doit donc prendre en compte plusieurs critères : la qualité et la régularité des produits, la largeur de gamme, la fréquence des livraisons, le respect de la chaîne du froid et la simplicité des commandes.

Votre approvisionnement doit également correspondre à votre positionnement. Si vous misez sur le café de spécialité, le choix du grain de café et de sa traçabilité seront particulièrement importants. Si votre concept repose davantage sur une offre gourmande consommée tout au long de la journée, vous aurez besoin d’une sélection pour accompagner les boissons : chocolats, thés, pâtisseries, produits de petite restauration ou encore gourmandises à emporter.

Pensez à la praticité ! Centraliser une partie de vos achats auprès d’un même fournisseur peut faciliter la gestion des stocks, réduire le temps consacré aux commandes et simplifier les réceptions.

Ce que Sysco apporte à votre café

Pour faciliter vos approvisionnements, Sysco réunit dans son catalogue une grande variété de produits adaptés à l’activité d’un café. Parmi nos nombreuses références, profitez d’une sélection de cafés, mais aussi de thés et infusions, à compléter selon votre carte avec des chocolats, boissons, pâtisseries et gourmandises (cookies, muffins, crème chantilly…) ainsi que tous les produits adaptés à une offre de petite restauration, tels que du snacking et des emballages alimentaires.

Cette largeur de gamme vous permet de construire facilement une offre cohérente pour votre café, sans avoir à multiplier les fournisseurs.

Les commandes peuvent être passées en ligne 7 j/7 et 24 h/24 et les différentes catégories de produits st regroupées dans une même livraison rapide, pour vous faire gagner du temps dans la gestion quotidienne de votre établissement.